Sposoby na archiwizację - pudła, teczki, okładki archiwizacyjne bezkwasowe - sklep Kieltech

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wiąże się z sporą produkcją dokumentów. Część z nich może zostać zutylizowana, natomiast umowy, sprawozdania finansowe, dowody księgowe oraz akta pracownicze musimy zarchiwizować i przechowywać nawet do 50 lat. Brzmi skomplikowanie? Zastanawiasz się teraz jak poradzić sobie z taką ilością papieru?  Przemyślany system archiwizacji i odpowiednie narzędzia ku temu rozwiążą Twoje rozterki, a być może nawet przywrócą uśmiech na twarzy księgowej i kadrowej.

Archiwizacja dokumentów - Wymogi Prawne

Porządek w papierach to nie tylko sposób na bardziej wydajną i zorganizowaną pracę, ale także wymóg prawny. W przypadku faktur, umów i dokumentów księgowych brak wymaganego formularza przy kontroli może skończyć się wysoką karą. Należy pamiętać, że większość z nich jesteśmy zobowiązani przechowywać przez 5 lat, do takich dokumentów  należą między innymi: księgi rachunkowe, zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe czy dokumenty inwentaryzacyjne.

Co ważne – przy archiwizacji powinniśmy zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem ich, a przy kontroli umożliwić swobodny dostęp do nich. Przy aktach pracowniczych w grę wchodzi nawet dłuższy okres, bo dla pracowników zatrudnionych przed 1 styczniem 2019 roku musimy przechowywać dokumenty przez 50 lat. 

Sposoby na archiwizację - pudła, teczki, okładki archiwizacyjne bezkwasowe

Najbardziej popularną metodą na organizację dokumentów jest ułożenie ich w porządku alfabetycznym. Sposób ten najczęściej jest praktykowany w działach personalnych, gdzie teczki archiwizacyjne są opisywane imieniem i nazwiskiem pracownika. Dzięki używaniu takiego systemu bez przeszkód odnajdziesz dokumenty każdej osoby, co jest niezwykle przydatne, gdy po latach Pan Kowalski zgłosi się po zaświadczenie o odprowadzanych składkach emerytalnych  do ZUS.

Niektórzy stosują również kolejność nadawanego numeru porządkowego – jak w przypadku KPiR. Dużym powodzeniem przy tym sposobie cieszą się tradycyjne okładki archiwizacyjne. Kolejną często używaną metodą archiwizacji jest porządek chronologiczny. Szczególnie przydatny przy dokumentach zwolnionych pracowników lub dowodach księgowych i sprawozdaniach podatkowych. Wystarczy dany rocznik spakować do pudła archiwizacyjnego i gotowe. Żadna kontrola Urzędu Skarbowego Cię nie zaskoczy. 

Teczki archiwizacyjne bezkwasowe - Sklep Kieltech

Gdy już wybraliśmy odpowiednią metodę przechowywania dokumentów, czas na zdecydowanie się jakich narzędzi będziemy używać. Te ostatnie powinny chronić papier przed zniszczeniem, ale również muszą być funkcjonalne. To ważne, aby wziąć pod uwagę, że dokumenty spędzą długie lata w tych opakowaniach. Dlatego warto wybrać teczki archiwizacyjne bezkwasowe, tylko one zagwarantują ochronę przed warunkami zewnętrznymi przy przechowywaniu długoterminowym, a w efekcie dokumenty pozostaną w stanie nienaruszonym.

teczki bezkwasowe

Pudła archiwizacyjne bezkwasowe - Sklep Kieltech

Gdy już mamy na oku pudła archiwizacyjne bezkwasowe należy sprawdzić, czy produkt mający nam służyć nawet do 50 lat jest opatrzony odpowiednimi certyfikatami. Normy  ISO 9706 czy ISO 16245, a także Atest PAT to gwarant najwyższej jakości narzędzi archiwizacyjnych. Ciekawym pomysłem będzie również użycie spersonalizowanych opakowań archiwizacyjnych, to zapewni łatwe rozróżnienie pomiędzy dokumentami działu personalnego, bhp i księgowości.

pudła bezkwasowe sklep

Dokumenty są w porządku

Przy prowadzeniu przedsiębiorstwa Twojej głowy nie powinien zaprzątać strach o dokumentację przy jakiejkolwiek kontroli. Pozwól sobie i swoim pracownikom na efektywną pracę, dostarczając im praktyczne narzędzia do organizacji dokumentów.